Die papierlose Praxis – Erster sein oder lieber warten?

Als Praxisinhaber oder Healthcare-Unternehmer sind Sie täglich mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert. Sie möchten Ihren Patienten die bestmögliche Versorgung bieten und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Praxis effizient und kosteneffektiv arbeitet.

In den letzten Jahren hat die Digitalisierung in vielen Branchen für eine erhebliche Verbesserung der Arbeitsabläufe gesorgt.

Und langsam kommt auch im Gesundheitswesen Fahrt auf. Nicht zuletzt durch Regelungen wie dem E-Health-Gesetz von 2016, der Lockerung des Fernbehandlungsverbots 2018 und des Digitale-Versorgung-Gesetz von 2019 wurde die Digitalisierung in der medizinischen Versorgung rechtlich verankert. Mit der Verabschiedung des Digitale-Versorgung-Gesetzes (DVG) von 2019 und den Versorgungsproblemen während der Covid-19 Pandemie ist klar: Deutschlands Gesundheitswesen muss digitaler werden – und Arztpraxen gleich mit. Dies trifft in Fachkreisen überwiegend auf positive Resonanz.

Dennoch zögern viele Praxisinhaber, den Schritt in die digitale Welt zu wagen. Sie sind skeptisch gegenüber digitalen Produkten und raschen Veränderungen beim Thema Digitalisierung und Datenschutz - berechtiger Weise.

In diesem Beitrag möchten wir Ihre Bedenken ernst nehmen, die Vorteile einer papierlosen Arztpraxis beleuchten und Ihnen zeigen, wie die Digitalisierung Ihnen dabei helfen kann, die Herausforderungen in Ihrem Praxisalltag zu meistern.

Die papierlose Arztpraxis: Wie Digitalisierung Ihren Praxisalltag erleichtern kann

Skepsis und Ausgangslage

Wir wissen, dass der Umstieg auf eine papierlose Praxis für viele Ärzte und Unternehmer eine große Veränderung darstellt. Häufige Bedenken sind:

• Datenschutz und Datensicherheit: Der Schutz sensibler Patientendaten ist von größter Bedeutung. Die Angst vor Hackerangriffen oder Datenverlusten ist verständlich.
  
  
• Investitionskosten: Die Einführung digitaler Systeme kann zunächst kostspielig erscheinen, insbesondere für kleinere Praxen mit begrenztem Budget.
  
  
• Lernkurve und Anpassung: Die Umstellung auf digitale Prozesse kann für das gesamte Team eine Herausforderung darstellen. Manche befürchten, dass die Einarbeitungszeit die Effizienz der Praxis beeinträchtigt.
  
  
• Vertrauen in bewährte Abläufe: Viele Praxisinhaber haben im Laufe der Jahre funktionierende analoge Prozesse etabliert und sind daher skeptisch gegenüber Veränderungen.

Die Vorteile der papierlosen Arztpraxis

Ihre Prozesse und Ihre bewährten analogen Abläufe in Ihrem Unternehmen bzw. in Ihrer Praxis haben Ihre Berechtigung! Sie haben sich über viele Jahre kontinuierlich entwickelt und haben Ihre Vorteile. Digitale Abläufe und die Standardisierung können Ihnen aber zusätzliche Vorteile bringen:  

• Effizienzsteigerung: Digitale Systeme erleichtern die Organisation von Terminen, Patientendaten und Abrechnungen, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Die eingesparte Zeit können Sie und Ihr Team nutzen, um sich auf die Patientenversorgung zu konzentrieren.
  
  
• Reduzierung von Fehlern: Durch die Automatisierung von Prozessen und die elektronische Speicherung von Informationen wird das Risiko von Fehlern, die durch manuelle Eingaben oder unleserliche Handschrift entstehen, minimiert.
  
  
• Bessere Kommunikation: Die digitale Kommunikation zwischen Praxen, Krankenhäusern und anderen Gesundheitsdienstleistern kann den Informationsaustausch beschleunigen und so zu einer verbesserten Patientenversorgung beitragen.
  
  
• Umweltschonend: Eine papierlose Praxis reduziert den Papierverbrauch und trägt somit zum Umweltschutz be

Laut einer Erhebung von bitkom wird die Digitalisierung von 67 Prozent aller befragten Ärzt:innen vor allem als Chance gesehen. Zu diesem Schluss kommt auch das aktuelle Praxisbarometer Digitalisierung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung. Schließlich bietet die Digitalisierung viele Möglichkeiten, den Praxisalltag patientenfreundlicher und effizienter zu gestalten sowie das Personal zu entlasten.

Welche digitalen Werkzeuge habe ich zur Auswahl

Was bedeutet "Digitalisierung" in einer Arztpraxis und welche Werkzeuge bieten mir eine digitale Alternative? Dabei geht es nicht um bloße Papiereinsparung - Prozesse sollen effizienter ablaufen und allen Beteiligten Zeit sparen. Grundlage ist die Reflexion von aktuellen Praxisprozessen, ansonsten haben Sie nur einen Mehraufwand.

Folgend bieten wir eine kurze Allgemein-Übersicht (TI-unabhängig):

• Digitale interaktive Praxis-Website
• Online Medikamentenvergabe
• Online Chat-Funktionen
• Digital Anamnese
• Video-Sprechstunden
• Online-Terminbuchungssysteme
• Digitales Marketing
• Automatisierte Bezahlvorgänge und Abrechnung
• Digitales Reputationsmanagement

Wenn Sie diese Werkzeuge nach dem Pareto-Prinzip einsetzen können Sie nicht nur sich, sondern auch Ihr Praxispersonal und Ihre Patienten entlasten, sonder auch bis zu 20 % mehr Gewinn einstreichen.  
Wenn auch noch in den "Kinderschuhen" wird die Telematik-Infrastruktur und die ePA als Datenbank die Gesundheitsversorgung revolutionieren.

Wie ist die Digitalisierung seitens der gematik (TI-Infrastruktur) möglich?

Die Produktpalette der eDienste der gematik GmbH (Ausgründung der KBV/ KBVZ) wurde ab Januar 2023 erweitern. Doch nicht alle Dienste ermöglichen einen reibungslosen digitalen Ablauf. Es gibt mehrer Gründe hierfür: Einerseits sind fehlende Markt- und Nutzerorientierung seitens der gematik Schuld, anderseits ist es für einen Praxisinhaber schwer, die Implementierung und die kompletten digitalen Kompetenzen vorzuweisen. So gibt es bereits Arztpraxen die eine Online-Chat Funktion, digital Anamnesen, ePA, eAU, Telemedizin und eMedikamenten-Vergabe aktiv nutzen. Was durch die TI alles möglich ist:

Doch abseits der Folgende Dinge genutzt werden können:

• ePa - Elektronische Patientenakte
• eRezept und online Medikamentenpläne
• eAU - elektrische Arbeitsunfähigkeit
• eÜberweisung
• Telemedizin
• Digitale Gesundheits-Applikationen (DiGA)
• und viele weitere

Die Digitalisierung wird die Art und Weise verändern, wie Arzt und Patient kommunizieren werden. Wichtig ist, dass Sie sich als Arzt sich der Veränderung öffnen und profitieren. Wenn Sie Skepsis vor dem Team Digitalisierung haben, dann haben wir Handlungsempfehlungen für Sie.

Handlungsempfehlungen für den Umstieg auf eine papierlose Praxis

Wenn Sie als Arzt der Digitalisierung skeptisch gegenüberstehen - berechtigter Weise - ist es wichtig, die Umstellung schrittweise und bedacht anzugehen. Hier sind einige erste Schritte, die Ihnen dabei helfen können, den Übergang zu einer papierlosen Praxis zu erleichtern:

1. Beginnen Sie mit kleinen Veränderungen: Anstatt Ihre gesamte Praxis sofort umzustellen, können Sie zunächst mit kleineren digitalen Veränderungen beginnen. Beispielsweise könnten Sie damit anfangen, Terminvereinbarungen und -erinnerungen per E-Mail oder SMS zu versenden. Diese kleinen Schritte helfen Ihnen, sich an die neuen Technologien zu gewöhnen und deren Vorteile zu erkennen.
   
   

2. Informieren Sie sich und nehmen Sie an Fortbildungen teil: Um Ängste und Skepsis abzubauen, ist es wichtig, sich umfassend über die Digitalisierung und deren Vorteile zu informieren. Besuchen Sie Fortbildungen, informieren Sie sich über Digitale Prozesse und lebendiges Qualitätsmanagement, Workshops oder Webinare, die sich speziell auf die Digitalisierung von Arztpraxen konzentrieren. Diese Veranstaltungen bieten Ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und sich mit Kollegen auszutauschen, die bereits Erfahrungen mit der Umstellung auf eine papierlose Praxis gemacht haben. Gleichzeitig kann eine Reflexion und ein verbessertes QM inkl. 
   
   

3. Suchen Sie den Dialog mit anderen Praxisinhabern: Sprechen Sie mit Kollegen, die bereits den Schritt zur Digitalisierung gewagt haben. Tauschen Sie sich über ihre Erfahrungen, Herausforderungen und Erfolge aus. Dies kann Ihnen dabei helfen, mögliche Stolpersteine zu identifizieren und von den Erfahrungen anderer zu lernen.

4. Testen und wählen Sie ein zuverlässiges und sicheres digitales System, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten. Setzen Sie bei der Auswahl eines digitalen Systems auf renommierte Anbieter, die den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen und regelmäßige Updates anbieten. Hierbei können wir Ihnen eine persönliche Beratung anbieten. Berücksichtigen Sie auch die Benutzerfreundlichkeit und die Integration in bestehende Systeme.
   
   
5. Planen Sie die Umstellung sorgfältig: Um den Übergang zu einer papierlosen Praxis so reibungslos wie möglich zu gestalten, ist es wichtig, alle Mitarbeiter frühzeitig einzubinden und sie über die bevorstehenden Veränderungen zu informieren. Entwickeln Sie einen detaillierten Implementierungsplan, der Schulungen und eine angemessene Übergangsphase beinhaltet, in der analoge und digitale Prozesse parallel laufen.
   
   
6. Nutzen Sie finanzielle Unterstützung: Informieren Sie sich über Fördermöglichkeiten und Zuschüsse, die Ihnen bei der Finanzierung der digitalen Umstellung helfen können. In vielen Ländern werden solche Programme angeboten, um Praxen und Gesundheitsunternehmen bei der Digitalisierung zu unterstützen.
   
   
7. Bieten Sie Mitarbeitern Unterstützung und Schulungen an: Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter den Umstieg auf die digitale Praxis erfolgreich meistern, sollten Sie ihnen ausreichend Schulungen und Unterstützung bieten. Stellen Sie sicher, dass jeder im Team die neuen Systeme und Prozesse versteht und sich damit wohlfühlt.
   
   
8. Passen Sie Ihre Praxisabläufe an: Mit der Einführung von digitalen Lösungen ergeben sich möglicherweise neue Möglichkeiten, Ihre Praxisabläufe zu optimieren. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um ineffiziente oder redundante Prozesse zu überdenken und gegebenenfalls zu ändern.

Insgesamt kann der Umstieg auf eine papierlose Praxis für jeden Praxisinhaber eine Herausforderung darstellen, unabhängig vom Alter oder der Einstellung zur Digitalisierung. Indem Sie jedoch schrittweise vorgehen, sich informieren und Ihr Team einbeziehen, können Sie den Übergang erfolgreich meistern und von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.

Herausforderungen

Natürlich bringt die Digitalisierung auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Es wurde festgestellt, dass die Bürokratie im Gesundheitswesen sowie die Kosten der Digitalisierung die größten Hürden für den Fortschritt darstellen. Ganz zu schweigen von den erheblichen Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes, die viele Praxisinhaber davon abhalten, die Innovationen am Arbeitsplatz umzusetzen. Derzeit ist es für einige einfacher, dass umzusetzen, was bereits Standard ist. Doch in anderen europäischen Nachbarländern und im internationalen Vergleich sieht es da anders aus.

Eine der größten Herausforderungen für Zahnarztpraxen ist es, qualifizierte Mitarbeiter/innen zu finden, die mit der neuen Technologie umgehen können. Da immer mehr Praxen digitale Lösungen einsetzen, wird die Nachfrage nach qualifizierten Mitarbeitern, die mit diesen Technologien umgehen können, weiter steigen. Eine weitere Herausforderung für die Praxen ist es, mit dem schnellen Wandel Schritt zu halten. Ständig werden neue Technologien und Ansätze entwickelt, was es für die Praxen schwierig machen kann, mit den neuesten Trends Schritt zu halten. Viele Praxisinhaber wollen aufgrund ihres gehobenen Alters die Digitalisierung nicht selbst stemmen. Zu Recht: Mit falschen Investitionen in eine unpassende Software können schnell
höhere 5-stellige Beträge verbrannt werden. Und schließlich besteht bei der Einführung neuer Technologien immer das Risiko, dass etwas schief geht. Ein kompetenter IT-Partner kann Unterstützung bieten. Zahnarztpraxen müssen einen Plan haben, was zu tun ist, wenn etwas schief geht, damit sie den Betrieb so wenig wie möglich stören. Bestimme Anbieter von Programmen unterstützen dabei diese Problematik und können mit Back-ups und analogen Duplikaten aushelfen.

Ihre Arztpraxis zu digitalisieren, muss aber nicht komplex sein. Mit Unterstützung können Sie Patienten und Angestellte enorm entlasten:

• Online-Terminbuchung: Keine Warteschleife mehr! Statt zum Telefon zu greifen, können Patient:innen ganz einfach elektronisch ihren Wunschtermin vereinbaren. Laut einer Studie ist dies das beliebteste digitale Angebot im Gesundheitswesen.
• Digitale Abrechnungssysteme: Jetzt Zeit sparen! Dem hohen administrativen Aufwand entgehen Sie mit Softwarelösungen, die auf die Abrechnung Privat- und IGeL-Leistungen spezialisiert sind.
• Elektronische Patientenakte (ePA): Alle Informationen auf einen Klick! Mit der ePA wissen Sie immer sofort, welche Medikamente Ihre Patient:innen einnehmen, welche laufenden Therapiemaßnahmen erfolgen und vieles mehr. 
• Praxisverwaltungssysteme (PVS): Hier läuft alles zusammen! Mit einem PVS haben Sie immer alles im Blick: von der Patientenakte über Zahlungsinformationen bis zu Stammdaten und Einverständniserklärungen. Viele Anbieter ermöglichen zudem einen hohen Grad an Individualisierung, sodass die Software sich optimal an Ihre Anforderungen anpasst.
• Video-Sprechstunde: Mit Abstand am besten! Wenn es Ihren Patient:innen nicht möglich ist, persönlich in die Praxis zu kommen, kann eine digitale Konsultation die Lösung sein. Außerdem verringern Video-Sprechstunden die Wartezeiten und helfen, Versorgungslücken in ländlichen Gebieten zu schließen.
• Digitalanamnese: Einfach Grundlagen schaffen! Denn die Anamnese ist eine wichtige Maßnahme in der Diagnostik. Erheben Sie deswegen alle Informationen lückenlos und effizient mit digitalen Tools.

Es gibt weitere Optionen im HealthCare – wie beispielsweise das E-Rezept für verschreibungspflichtige Medikamente oder Gesundheits-Apps, die an die regelmäßige Einnahme erinnern.

Tipp: Weitere Informationen erhalten Sie im Digitalisierungsratgeber der apobank.

Die Anzahl an Anbietern ist schier riesig. Somit stellt sich für viele Praxisinhaber die Frage: Welche Software ist für mich die richtige, um meine Praxis zukunftsorientiert aufzustellen.

Fazit:

Die Umstellung auf eine papierlose Arztpraxis mag zwar zunächst eine Herausforderung darstellen, doch die Vorteile, die sich daraus ergeben, sind sowohl für Praxisinhaber als auch für Patienten erheblich. Durch die Digitalisierung können Sie die Effizienz Ihrer

Praxis steigern, die Kommunikation verbessern, Fehler reduzieren und letztendlich die Qualität der Patientenversorgung erhöhen. Mit einer sorgfältigen Planung, Auswahl sicherer Systeme und einer engagierten Einbindung Ihres Teams kann der Übergang zu einer papierlosen Praxis gelingen.

Zusammengefasst haben wir fünf Handlungsempfehlungen für den erfolgreichen Umstieg auf eine papierlose Praxis dargelegt:

1. Wählen Sie ein zuverlässiges und sicheres digitales System
2. Planen Sie die Umstellung sorgfältig
3. Nutzen Sie finanzielle Unterstützung
4. Bieten Sie Mitarbeitern Unterstützung und Schulungen an
5. Passen Sie Ihre Praxisabläufe an

Indem Sie diese Schritte befolgen und sich auf eine offene und transparente Kommunikation mit Ihrem Team konzentrieren, können Sie sicherstellen, dass Ihre Praxis erfolgreich in das digitale Zeitalter eintritt. Die papierlose Arztpraxis mag zunächst eine große Veränderung darstellen, aber sie bietet auch eine Chance, Ihre Praxis effizienter und zukunftssicher zu gestalten. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die bestmögliche Patientenversorgung zu bieten und Ihren Praxisalltag zu erleichtern.

Die Digitalisierung verändert die Dentalbranche in vielerlei Hinsicht - von der Art und Weise, wie Informationen zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden, bis hin zur Art und Weise der Leistungserbringung. Obwohl dieser Wandel viele Vorteile mit sich bringt, gibt es auch einige Herausforderungen, die vor der Umstellung auf einen vollständig digitalen Betrieb bedacht werden müssen ... Insgesamt scheinen die Vorteile zum jetzigen Zeitpunkt größer zu sein als die Nachteile! Für einen besseren Überblick kannst du jederzeit mit uns ein Beratungstermin vereinbaren. Wir zeigen dir, wie andere Praxen mit der Digitalisierung umgegangen sind. Letztlich werden digitalisierte Zahnarztpraxen oder medizinische Zentralanlaufstellen durch ihre komfortablen Abläufe für Patienten in Zukunft an Bedeutung gewinnen.