Die Suche nach der idealen Software zur Praxisverwaltung

In der heutigen schnelllebigen Welt der Zahnmedizin ist die Wahl des richtigen Praxisverwaltungssystems (PVS) für Ihre Praxis entscheidend. Ein effektives PVS kann den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, Arbeitsabläufe in Ihrer Zahnarztpraxis zu optimieren, Zeit zu sparen und die Patientenzufriedenheit zu steigern. Dabei fällt die Auswahl meist nicht leicht, was folgende Erfahrung zeigen soll:

Der Weg zum richtigen Praxisverwaltungssystem

Emanuel, ein engagierter und sachkundiger Zahnarzt, hatte seine eigene Praxis übernommen und stand nun vor der Herausforderung, sie effizient und erfolgreich zu führen. Eines seiner Hauptanliegen war die Auswahl der richtigen Praxisverwaltungslösung. Er wusste, dass die Kosten einer falschen Entscheidung erheblich sein könnten und das richtige PVS den Grundstein für eine profitable Praxis ist und diese zum Leben erweckt.

Um die richtige Entscheidung zu treffen, wandte sich Emanuel an einen erfahrenen Praxisinhaber und Berater. Der Berater half ihm dabei, die wichtigsten Kriterien für ein effektives Praxisverwaltungssystem und die potenziellen Kosten bei der Wahl des falschen PVS zu identifizieren, wie z.B. ineffiziente Arbeitsabläufe, überfordertes Personal, fehlende oder teure Zusatzmodule und fehlerhafte Softwareprozesse die zu unzufriedenen Patienten und Personal führen.

Der Berater entwickelte gemeinsam mit Emanuel einen strukturierten Ansatz zur Bewertung der verschiedenen Praxisverwaltungssysteme auf dem Markt. Sie konzentrierten sich darauf, die Vor- und Nachteile jedes Systems herauszufinden und wie sie sich auf die Bedürfnisse und Ziele von Emanuels Praxis auswirken würden.

Was ist die geeignete Praxisverwaltungssoftware für meine Praxis?

Emanuel untersuchte verschiedene Praxisverwaltungssysteme wie Charly, Z1, Dampsoft und Evident und auch neue Anbieter sammelte wertvolle Informationen über ihre jeweiligen Stärken und Schwächen. Der Digitalisierungsberater half ihm, diese Informationen in Bezug auf seine spezifischen Anforderungen und Ziele zu analysieren.

Dabei war klar: Die Markt-Dynamik hat sich erhöht. Neben ganz vielen eingesessenen PVS-Anbietern, die von der KBV gelistet und zertifiziert sind, sind nur eine Handvoll PVS-Systemen für eine moderne Praxis einsetzbar.
Viele Systemhäuser haben sich speziell positioniert oder erkannt, dass Sie geeignete Cloud-Modell oder Hybrid-Cloud-Modelle anbieten müssen, um den Erwartungen der Nutzer gerecht zu werden. Bekannte Anbieter, die wir und viele Digitalisierungsberater anbieten sind:

• Charly // solutio GmbH & Co. KG - zum Anbieter 
• Z1 // CompuGroup Medical Dentalsysteme GmbH - zum Anbieter
• Evident // EVIDENT GmbH - zum Anbieter
• Dampfsoft DS4 // Dampsoft GmbH - zum Anbieter 
• tomedo.DENTAL // zollsoft GmbH - zum Anbieter

Meist sind, entgegen der Annahme, diese Cloud-Modelle mit der richtigen Firewall und dem richten VPN sicherer als On Premises Lösungen auf dem eigenen Praxisservern (lokale Installationen). Doch es gibt auch Ausnahmen. 

Im folgenden Artikel werden wir die Vor- und Nachteile der vier populären PVS für Zahnärzte – Charly, Z1, Evident und Dampfsoft – untersuchen, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welches System am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Charly – Der Allrounder:

Charly ist bekannt für seine Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihrem Praxisteam, schnell und effizient zu arbeiten. Das System ist modular aufgebaut, sodass Sie nur die Funktionen und Module erwerben können, die Sie benötigen. Dies macht Charly sowohl für kleine als auch für große Praxen geeignet. Außerdem bietet Charly eine gute Integration mit anderen zahnmedizinischen Geräten, wie zum Beispiel Röntgengeräten und intraoralen Scannern

Allerdings hat Charly auch einige Nachteile. Das System kann teurer sein als andere PVS, vor allem, wenn zusätzliche Module oder Funktionen benötigt werden. Updates können manchmal langsam eingespielt werden, was zu Verzögerungen bei der Implementierung neuer Funktionen führen kann. Zudem kann es für einige Praxen weniger anpassungsfähig sein als andere Systeme.

Ein zufriedener Charly-Anwender berichtet:

"Seit wir Charly in unserer Praxis verwenden, haben wir unsere Arbeitsabläufe deutlich verbessert und können uns nun besser auf unsere Patienten konzentrieren."

Dr. C. Schubert, Zahnarzt Berlin

Z1 – Das umfassende System:

Z1 bietet eine große Anzahl von Funktionen, die den gesamten Praxisablauf abdecken, einschließlich Terminverwaltung, Abrechnung, Behandlungsplanung und Patientenmanagement. Das System ermöglicht es Praxen, individuelle Anpassungen vorzunehmen, indem sie beispielsweise eigene Formulare und Berichte erstellen können. Zudem bietet Z1 umfangreiche Schulungs- und Supportoptionen, um Praxen bei der Implementierung und Nutzung des Systems zu unterstützen.

Auf der anderen Seite kann Z1 für manche Benutzer komplex und schwer zu erlernen sein Die Kosten können ebenfalls höher ausfallen als bei anderen Praxisverwaltungssystemen, insbesondere wenn zusätzliche Module oder Funktionen benötigt werden. Außerdem können höhere Systemanforderungen dazu führen, dass vorhandene Hardware aktualisiert werden muss.

Wichtig: Z1 ist ein Produkt von CGM und das negative Kundenfeedback mehrt sich, dass die Updates und der Service (Stand April 2023) für das PVS schlechter werden. Der Service ist regional unterschiedlich gut - bedingt durch die Vergabe an regionale Vertriebspartner und deren Vertriebs- und Servicementalität. Deshalb kommt es darauf an, wo Sie sich Ihre Zahnarztpraxis befindet.

Ein zufriedener Z1-Anwender berichtet:

"Z1 hat unsere Praxisorganisation verbessert. Dank der umfassenden Funktionen und individuellen Anpassungsmöglichkeiten können wir unseren Patienten einen noch besseren Service bieten. Wir wünschen uns, dass auch der Service genauso gut wird."

Dr. S. Meier

Evident – Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit:

USP: Hohe Individualisierbarkeit

Evident ist bekannt für seine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die es Praxen ermöglicht, das System an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.

• Die benutzerfreundliche Oberfläche macht es einfach, das System schnell zu erlernen und effizient zu nutzen.
• EVIDENT gibt es als browserbasierte Cloud-Lösung. Die Software erlaubt Ihnen eine betriebssystemunabhängige und ortsunabhängige Nutzung,
• Die Struktur ist modular aufgebaut und
• Es bietet die marktüblichen Schnittstellen, wie VDDS-RZ-Client, Starmoney, Fibu-Doc, DIOS MP. 
• Evident bietet Unterstützung bei der Integration von Bildgebungssystemen und anderen zahnmedizinischen Geräten.

Jedoch kann Evident im Vergleich zu einigen anderen Praxisverwaltungssystemen

• teurer sein, insbesondere wenn zusätzliche Module oder Funktionen benötigt werden.
• Einige Benutzer haben berichtet, dass der Kundensupport von Evident manchmal langsam oder unzureichend sein kann.
• Es kann auch vorkommen, dass einige Praxen feststellen, dass bestimmte Funktionen, die sie benötigen, nicht verfügbar sind und es
• keine kostenlose Testversion gibt.

Ein zufriedener Evident-Anwender berichtet:

"Wir schätzen die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit von Evident sehr. Es hat uns geholfen, unsere Praxis effizienter zu gestalten und unsere Patienten besser zu betreuen."

Dr. S. Müller

Dampfsoft – Einfachheit und Kosteneffizienz:

USP: Leicht und verständlich, Marktführer (mit mehr als 30 % Marktanteil)

Dampfsoft ist ein einfaches und leicht verständliches Praxisverwaltungssystem, das es dem Praxisteam ermöglicht, schnell und effizient zu arbeiten.

• DS-Win gibt es als On Premise (lokal) und DS4 neuerdings als browserbasiertes Cloud-Lösung, was bedeutet, dass es von überall aus und auf verschiedenen Geräten zugänglich ist.
• Die Software DS-Win bietet Ihnen als Zahnarzt alle Funktionen, um Ihre Patienten medizinisch umfassend versorgen sowie Ihre Praxis schnell und effizient verwalten zu können.
• Die Software DS-Win ist mehrmandantenfähig.
• Die Software von DAMPSOFT eignet sich auch ganz besonders gut für kieferorthopädisch ausgerichtete Zahnärzte.
• Sie haben einen guten Support

Auf der anderen Seite hat Dampfsoft möglicherweise

• nicht alle Funktionen und Module, die in größeren und umfassenderen Praxisverwaltungssystemen verfügbar sind.
• Die Integration von Dampfsoft mit zahnmedizinischen Geräten und Bildgebungssystemen kann eingeschränkt sein.
• Viel Kunden und IT-Dienstleister beschreiben das System als starr und unflexibel, was sich aber mit DS4 ändern könnte

Ein zufriedener Dampfsoft-Anwender berichtet:

"Dank der Einfachheit und Kosteneffizienz von Dampfsoft können wir uns auf das konzentrieren, was wirklich zählt – die bestmögliche Versorgung unserer Patienten."

Dr. Markus Schneider, Zahnarztpraxis Schneider & Team

Wie wähle ich das richtige PVS für meine Praxis aus?

Die Schlüsselfaktoren für die Wahl des richtigen PVS sind:

• Der Modulare Aufbau und die Flexibilität der Lösung
• Wird die Lösung Cloud oder On Premise angeboten
• Was verspricht und hält der Support und die Updates
• Bringt die Lösung alle wichtigen Schnittstellen mit oder wollen Sie eine All-in-One Lösung. In Zukunft werden Tools wichtig, wie
  • alle relevanten eDienste (ePA, eRezept usw.)
  • Online Terminierung
  • Digital Anamnese
    
  • Videosprechstunde
  • Support + Chat-Funktionen
  • FAQ's
  • Tracking von Patientenverhalten
  • Anbindung von Digitalen Gesundheitsapplikatione

Auch die Kassenärztliche Vereinigung gibt auf ihrer Website einige weitere Ideen, nach welche Kriterien man das PVS aussuchen sollte: Welche Software soll´s sein?, KVHB, abrufbar im Internet unter: https://www.kvhb.de/praxen/it-digitalisierung/praxis-it

Die wichtigsten kurz sinngemäß fü Sie zusammengefasst:

• Ist Ihnen ein zentraler Ansprechpartner wichtig? In diesem Fall könnte der Kauf aus einer Hand sinnvoll sein. Lokale Anbieter sind oft teurer, aber bei Problemen oder benötigtem Support zahlen sich die höheren Kosten aus.
• Kleinere Anbieter bieten mehr Flexibilität, während größere Anbieter mehr Stabilität bieten.
• Gibt es regionalen Support?
• Haben Sie eine gute Verbindung zu Ihrem potenziellen Ansprechpartner?
• Besitzt die Software die wesentlichen und für Sie wichtigen Schnittstellen?
• Planen Sie, papierlos zu arbeiten, und wäre das mit der Software möglich? Hatten Sie bereits die Gelegenheit, die Praxisverwaltungssoftware bei einem Kollegen oder auf einer Messe kennenzulernen?
• Falls verfügbar: Haben Sie eine kostenlose Demoversion getestet und Ihr Praxisteam einbezogen, um positives Feedback zu erhalten? Ist der Preis angemessen?
• Kennen Sie die Kosten für die erforderlichen Module (oder das Gesamtpaket) und die Hardware? Sind auch die laufenden Kosten bekannt?

Wie entschied sich Emanuel? Nach sorgfältiger Prüfung und Beratung entschied sich Emanuel schließlich für das Praxisverwaltungssystem, das seinen Bedürfnissen am besten entsprach. Er war sich der Kosten bewusst und wusste, dass seine Entscheidung dazu beitragen würde, eine effiziente und erfolgreiche Praxis aufzubauen.

Dank seiner gründlichen Recherche und der Hilfe des Digitalisierungsberaters konnte Emanuel seine Praxis erfolgreich führen. Die von ihm gewählte Praxisverwaltungslösung trug dazu bei, seine Arbeitsabläufe zu optimieren, seine Patienten zufriedenzustellen und sein Geschäft auszubauen.

Fazit:

Emanuels Geschichte steht natürlich stellvertretend für Ihre persönliche Situation und hängt von vielen Faktoren ab. Die Wahl des richtigen Praxisverwaltungssystems für Ihre Zahnarztpraxis hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen, Ihrem Budget und Ihren Präferenzen ab. Jedes der vier vorgestellten Systeme – Charly, Z1, Evident und Dampfsoft und auch bewährte Anbieter mit neuen Produkten wie Zollsoft mit tomedo.dental – haben ihre eigenen Vor- und Nachteile, die sorgfältig gegeneinander abgewogen werden sollten. Wichtig ist, dass Sie ein flexibles Modell auswählen, wo Sie Module buchen können und diese nach Bedarf an- und wieder abwählen können, um in Zukunft flexibel zu bleiben und Ihre Kosten zu überblicken.

Bevor Sie eine Entscheidung treffen, empfiehlt es sich, die verschiedenen Anbieter und ihre Produkte genau zu vergleichen, einen unabhängigen Berater wie lovity.de zu befragen und an Produktvorführungen teilzunehmen oder durch Nutzung von Testversionen Erfahrungen zu sammeln. Es ist auch ratsam, sich mit Kollegen und anderen Praxisinhabern auszutauschen, um deren Erfahrungen und Empfehlungen zu berücksichtigen.

Letztendlich sollte das gewählte Praxisverwaltungssystem Ihre Praxisabläufe optimieren, Ihre Effizienz steigern und Ihnen dabei helfen, Ihren Patienten die bestmögliche zahnmedizinische Versorgung zu bieten. Eine sorgfältige Auswahl und Implementierung wird dazu beitragen, dass Ihre Praxis in einer zunehmend wettbewerbsintensiven und technologiegetriebenen Branche erfolgreich ist.

Um noch mehr Wissen für die Digitalisierung Ihrer Praxis zu sammeln können Sie gern unseren Blog von lovity lesen.

Oder such Sie ein persönliches Gespräch, wo Sie mehr erfahren möchten? Sie können auch einen unverbindlichen Beratungstermin mit uns buchen, wo wir gemeinsam die Situation Ihrer Praxis analysieren können.

Wir freuen uns auf Sie!